Шрагенхайм Э Управленческие дилеммы

 

Эли Шрагенхайм, Управленческие дилеммы, Альпина, М., 2007:

 

Из предисловия:

Компромиссы, требующие уступок от всех участников процесса принятия решений, есть следствие глубинной системной ошибки в цепочке логических рассуждений.

Честно поставленный вопрос и является отправной точкой для рассуждений о том, как преодолеть ограничения, мешающие организации добиваться поставленной цели.

В общем–то я скорее не учу, а подталкиваю к самообучению, заставляю подумать над тем, что возможен иной подход к бизнесу, к управлению. И то, что читатель волен соглашаться или не соглашаться с анализом ситуаций, предложенным в данной книге, делает мой подход только сильнее, ведь сомнение тоже повод к размышлению.

Сила теории ограничений в том, что она позволяет упростить сложные и запутанные ситуации, сосредоточив внимание лишь на нескольких значимых факторах, определяющих работу всей организации, системы. Главное — за массой негативных явлений найти ключевую проблему.

Вопрос открывает больше пространства для размышления, из него можно зачастую почерпнуть больше, чем даже из конкретных ответов. Умея задавать вопросы, человек получает более полное представление о предмете обсуждения. А разобравшись в конкретной ситуации, соответственно, получает целый спектр ответов. Точные однозначные ответы хороши лишь в контексте определенных ситуаций. Вопросы — вот что дает направление ходу наших мыслей.

Детмер У: Делать акцент на отличиях уместно, когда речь идет о выделении конкурентных преимуществ вашей продукции или услуг. Если же ваша цель — заставить систему работать более эффективно, то лучше посмотреть, как именно к вашей организации можно применить уже имеющиеся варианты решений, чем придумывать что–то заново.

 

Существуют ли общие проблемы, с которыми сталкиваются все менеджеры?

Собственно, таких ключевых проблем две, и они взаимосвязаны. Первая состоит в управлении сложной системой: любая организация, состоящая более чем из пары человек, представляет собой сложную систему. При этом понятие «сложная» подразумевает, что в такой системе трудно предсказать конкретные последствия каждого отдельного действия или решения для всей организации. Среди взаимосвязей между отделами и людьми едва можно различить причинно–следственные цепи событий. Проблема вторая — работа в условиях постоянной неопределенности, изменчивости как вне, так и внутри организации: неопределенность в управлении означает низкую воспроизводимость или повторяемость результатов. Любое принимаемое решение или действие может в разное время привести к различным следствиям.

Все положения теории ограничений основываются на ряде исходных установок. В моем понимании, это ключевые моменты для осознания философии ТОС.

1.  Каждая организация стремится к достижению некой цели.

2. Каждая организация — это нечто большее, чем просто сумма составных ее частей.

3. Эффективность работы каждой организации ограничена весьма малым числом переменных факторов.

К сожалению, нельзя одновременно выполнить все условия по максимуму в рамках достижения одной цели. Реально работает лишь стратегия расстановки приоритетов: когда все усилия концентрируются на решении одной задачи, решение же других обеспечиваются на приемлемом или допустимом уровне.

Способность компании достичь поставленной цели зависит от согласованности и слаженности работы всех ее частей и механизмов. То есть нельзя поделить организацию на ряд отдельных независимых дивизионов и ожидать при этом, что общая цель компании будет достигнута каким–то чудесным образом. Хотя именно так зачастую поступают крупные компании.

Практически во всех действующих организационных системах процессы, функции и ресурсы переплетены, связаны между собой бесконечным количеством взаимозависимостей. Эти связи, взаимозависимости — источник истинной природной сложности систем.

А если к переплетенности связей добавить еще фактор изменчивости, присущий нашему миру, то станет понятно, что синхронизировать абсолютно все процессы, функции и ресурсы в системе, чтобы добиться оптимальных показателей работы, просто нереально. Слишком много деталей, слишком много переменных в этом уравнении.

Эффективность работы организации определяется небольшим числом параметров… На практике согласовать и заставить работать все элементы системы с наивысшей производительностью не под силу ни человеку, ни компьютеру.

Без должного внимания очень легко не заметить важнейшего момента в работе с системами — смену главного ограничения — и продолжить совершенствование уже известного, знакомого компонента. Работа над неограничением изнурительна и бесплодна.

Каждый использующийся ресурс, каждый процесс дает на выходе некий результат. Однако время появления, объем и характеристики данного результата должны определяться нуждами системы в целом. Это и называется в теории ограничений подчинением нуждам. По ТОС все ритмы и результаты работы внутриорганизационных процессов должны быть подчинены нуждам главного ограничения системы и ничему более.

Именно наши представления и понятия, а не объективные факты зачастую навязывают нам неверное решение.

Принцип подчинения всех ресурсов системы ритмам и нуждам ограничения требует, чтобы имеющиеся в системе мощности не создавали угрозу для бесперебойной работы ограничивающего элемента.

Под давлением акционеров обычно все сводится к необходимости улучшать итоговые финансовые показатели. И как следствие, большинство менеджеров идет на сокращение расходов. Даже такие теории, как «всеобщее управление качеством» (Total Quality Management — TQM) и «реинжиниринг бизнес–процессов» (Business Process Re–engineering — BPR), позиционируют себя как методики снижения издержек в производстве. Управленцы полагают, что сокращение расходов — это именно то, что от них в первую очередь требуется, что им по силам, по сравнению с задачами увеличения продаж.

Резервные мощности, которые в данный конкретный момент могут простаивать, на самом деле являются гарантом устойчивости организации на рынке или ресурсом, позволяющим главному ограничению системы работать бесперебойно.

Привычка высчитывать эту призрачную себестоимость единицы продукции — одно из самых часто встречающихся и серьезных организационных ограничений, наблюдаемых в современных бизнес–кругах. Организационные ограничения — это некие традиции, правила, процедуры, установленные руководством или социумом, некий привычный способ организации дел, который определенно может сдерживать компанию как бизнес–систему, не позволяя ей достичь выдающихся результатов, причем обычно мы не осознаем, что именно организационное ограничение труднее всего преодолеть!

Если чересчур экономить на расходах, то система не сможет адекватно и своевременно реагировать на потребности и нужды главного ограничения. Таким образом, мы видим, что конфликт возникает уже на стадии планирования: стремиться ли к снижению затрат или к эффективному подчинению системы нуждам ограничения?

Консультант должен проанализировать ситуацию, не располагая всей полнотой знаний, которые есть у руководства и сотрудников компании. Однако у него, как и у читателей этой книги, есть одно преимущество, которое компенсирует отсутствие знаний в конкретной отрасли. Консультант может судить о деле отстраненно, без эмоций и предубеждений, сплошь и рядом диктующих свой порядок в организациях. Как гласит одна древнееврейская поговорка, «нежданный гость видит все заначки».

По большинству неограничивающих ресурсов системы должен существовать некий резерв мощности. И нет ничего полезного в том, чтобы нормально работающие звенья производственной цепи, не являющиеся ограничением, на максимальной мощности производили груды нереализуемого товара. Их настоящая цель — работать в одном ритме с главным ограничением системы. Попытка задать искусственный уровень производительности по каждому отдельному ресурсу — главное и часто встречающееся организационное ограничение.

Если удается выявить, каким именно заблуждением или верованием определяется поведение руководителей, то появляется возможность решить проблему. Три основных вопроса.

1. Каковы плюсы реализации данного решения?

2. Каковы возможные минусы реализации данного решения?

3. Как можно предотвратить или уменьшить негативный эффект?

Эта ситуация характерна для любого бизнеса. Преобразования необходимы в интересах дела и в то же время опасны.

Преобразования всего лишь в нескольких проблемных точках, а не во всех процессах сразу являются оптимальным способом совершенствования всей компании.

Поскольку рыночный спрос — основное ограничение коммерческих систем, есть смысл подумать над разными способами снятия этого ограничения. Выстраивание работы с ориентацией на нужды ограничения помогает ослабить его влияние, максимально используя пропускную способность ограничивающего звена (в нашем случае — рынка).

Чем выше уровень производительности отдельного процесса, тем ниже его способность реагировать на изменения обстоятельств — явление в нашей нестабильной жизни далеко не редкое. А если вы не можете или не успеваете подстроиться под новые условия, значит, процесс выстроен неправильно, так как логика подчинения всей работы системы нуждам ограничения предусматривает способность реагировать на каждое новое требование сдерживающего фактора.

Ориентироваться нужно на то, чтобы размеры партий точно соответствовали текущим запросам службы продаж. Тогда клиенты получали бы свои заказы намного быстрее! И ассортимент товаров в магазинах соответствовал бы актуальным запросам рынка и спросу покупателей. То же можно сказать и про соответствие сроков доставки моделей определенного цвета или дизайна под заказ ожиданиям рынка, что в совокупности привело бы к увеличению уровня продаж! Сокращение времени, затрачиваемого на производство продукции, снизило бы зависимость цеха от прогнозов отдела маркетинга, и тогда компания перестала бы производить продукцию, которую потом не может продать.

Существует лишь одна опасность при ориентации процессов на потребности рынка: по–настоящему гибкое производство требует слишком много переналадок, и часть рабочих этапов могут превратиться в узкие места. В этом случае понадобится увеличение мощностей, что повлечет за собой рост операционных расходов. Само собой разумеется, что при планировании любого производства обязательно должны быть предусмотрены резервы ресурсов и мощностей, чтобы была возможность реагировать на меняющиеся потребности рынка.

У хорошего руководителя есть лишь один эффективный способ управлять системой и получать стабильно хорошие результаты: необходимо поддерживать определенный уровень гибкости большинства ресурсов. Поэтому создание резервов мощностей — это не излишние затраты, а жизненная необходимость.

Чтобы найти настоящую ключевую проблему, очень важно изложить все рассуждения в письменном (графическом) виде, чтобы можно было тщательно проанализировать ход мыслей.

Даже людям, давно работающим в организации, в случае неожиданных перегрузок обязательно необходимо найти способ остановиться и взглянуть на все со стороны, по–новому. В подобные кризисные моменты привычные правила перестают действовать, и их нужно пересматривать.

Если вы умеете находить узкое место по определенному набору «улик», не нужно будет собирать массивы данных и груды фактов. Любое настоящее ограничение существенно влияет на работу всей системы. Ограничение не прячется, оно открыто заявляет о себе рядом легко узнаваемых проявлений.

Абсолютно очевидно, что отсутствие общего понимания цели — ядро большинства конфликтов, возникающих в любой компании. Я считаю, что это в общем–то ключевая проблема многих некоммерческих организаций. Как только возникает спор о цели, мы должны понимать, что здесь кроется ключевая проблема.

Если руководитель 70% времени проводит за решением одного и того же вопроса, можете не сомневаться, что перед ним ограничение или то, что скоро станет таковым.

Теория ограничений бескомпромиссно предлагает разрушать сами основы конфликта, разрабатывать решения, от которых выигрывают все противоборствующие стороны. Это достигается путем анализа и опровержения исходных предположений… Прорыв, нестандартная идея позволяют отменить некие положения, установки, создающие напряженность в системе.

Есть две причины, по которым приходится тратить больше, чем планировалось. Причина первая: неопределенность ситуации (когда точно не известно, сколько именно материалов может потребоваться). Причина вторая: политика многих поставщиков такова, что за частые небольшие поставки платить приходится больше, чем за редкие, но крупные… Лидеры организации недооценивают степень неопределенности на местах и требуют, чтобы на складах не было никаких (или практически никаких) излишних запасов, никаких резервов на случай непредвиденных обстоятельств…

Руководство должно осознавать необходимость внедрения защитных механизмов [от неопределенности] и быть готовым платить за них соответствующую цену.

Существует выбор между двумя возможными позициями: «перестраховаться» и «понадеяться на авось».

Когда нет точных данных, то разумнее всего повременить с принятием окончательного решения — чем больше времени вы выиграете, тем более точно сможете определить, каковы реальные потребности в материалах на данный момент… Конечно, не следует тянуть до последней секунды, когда все запасы полностью иссякнут… Критический уровень запасов — это уровень, по достижении которого необходимо вновь заказывать материалы.

Можно вывести для себя следующий план действий для принятия решения в условиях неопределенности.

1. Прикинуть, каковы границы развития событий — от самого наилучшего до самого наихудшего варианта.

2. С течением времени более точно оценить ситуацию. То есть цена неопределенности может быть снижена, если есть возможность отложить принятие решения хотя бы частично.

Многие руководители грешат пренебрежительным отношением к вопросам психологического комфорта сотрудников. Они требуют от своих подчиненных сокращения расходов на защитные механизмы. Непонимание аспекта неопределенности в работе выливается в обычный человеческий страх. Когда действительно дельный специалист в стремлении поступить правильно может рассчитывать лишь на чудо, ни к чему хорошему компанию это не приведет. Попытки обезопаситься, создать себе некий персональный «буфер», личный механизм защиты негативным образом сказываются на организации в целом.

Классическое противостояние интересов личных и общественных, интересов личности и команды.

Когда критерии, по которым тебя оценивают, не ясны, то непонятно, на что направить свои усилия, какими бы широкими полномочиями при этом тебя ни наделили.

Люди учатся не потому, что делают ошибки, а потому, что, сделав ошибку, человек попадает в неожиданную ситуацию, его что–то сильно удивляет. Ведь любая неожиданность вызвана ложными представлениями о том, что именно должно было произойти, т.е. определенно связана с ошибочными взглядами, которые необходимо пересмотреть.

Может быть, в этом и заключается основная роль консультанта — помочь хорошему руководителю, который и сам понимает, в чем проблема, и даже чувствует, какое должно быть решение, но не осмеливается принять его и остро нуждается в том, чтобы кто–нибудь поддержал его, объяснил, что то, что кажется нереальным, ненормальным, на деле является наиболее верным и выгодным в сложившейся ситуации.

Непредвиденное — это просто кладезь для тренировки умения анализировать, рассуждать и делать выводы.

На ошибках учатся лишь в том случае, когда на деле получают совсем не то, что ожидали получить изначально. Неожиданность заставляет людей задуматься о причинах того или иного явления. Если мы понимаем, что ожидаемый и полученный результаты не совпадают, значит, в нашем мышлении засела модель, которую надо пересматривать. Пересмотр моделей и есть процесс обучения. Многому можно научиться, когда выявлены расхождения между планами и реальными результатами, которые были получены. В этом случае можно заняться и процессом непрерывно го совершенствования.

Анализ — процесс нелинейный, скорее циклический. Проведя первый «круг» размышлений, необходимо вернуться в самое начало и детализировать исходные данные. Процесс заканчивается лишь тогда, когда нам удается добраться до истинных причин, которые вызвали к жизни наблюдаемые негативные явления.

Ключевая проблема в том, что не применялись методы контроля в условиях неопределенности, методы управления рисками, которые неизбежны при реализации большинства проектов. Всегда есть риск ошибиться с технологией или спецификацией продукта. Существуют риски, связанные со своевременностью исполнения проекта в рамках заданного бюджета…При реализации проектов всегда существует некая неопределенность и множество проблем, вытекающих из этой неопределенности. Здесь же иногда скрывается конфликт между профессиональными интересами и интересами организации.

Чтобы получить действительно стоящие сведения, важно уметь распознавать, оценивать смысл и значимость имеющейся информации, т.е. понимать, какие последствия вызывает тот или иной факт, уметь строить логически связанные цепочки событий. Если вы этого не умеете, то смысла в подобном сборе информации нет никакого.

ТОС посвящена работе с ограничениями системы. Поэтому она дает возможность отделить зерна от плевел, отличить действительно важное от всего остального. Поэтому стоит позаимствовать у ТОС приемы поиска полезной информации.

Если угадывать — ваша работа, если вы действуете в обстановке слухов и предположений, то мало полагаться на одну лишь интуицию. Нужно развить в себе интуицию иного уровня, нужно постоянно задумываться о том, что движет поступками людей.

Когда мы говорим об отсутствии информации, имеется ввиду отсутствие процесса осмысления полученных сведений, а не недостаточное количество собранных данных.

Процесс интерпретации информации полон «подводных камней» — особенно когда речь идет о конкретных цифрах. Будьте осторожны, используя данные различных информационных систем, если не знаете точно, какие критерии легли в основу отбора и систематизации данных.

Разница между хорошим и средним руководителем заключается именно в умении разглядеть коммерческую выгоду там, где другие ее не видят.

Обычно сначала делают «крупноблочный» план, не вдаваясь в детали, а потом уже разрабатывают более четкие схемы, наполняя их конкретикой. Однако когда решение уже принято, его трудно изменить. Или же лучше сразу же ориентироваться на максимально полную информацию по всем существенным вопросам?

Принятие решения на самом высоком уровне больше напоминает гадание на кофейной гуще, а не взвешенные последовательные рассуждения. Кроме того, используются традиционные приемы расчета себестоимости, которые приводят к ложным выводам. Но самое главное — необходимо обратить внимание на применяемые компьютерные программы и системы. Очень редко в основе их построения лежат правильные, здравые управленческие принципы. Программы же, базирующиеся на ошибочных парадигмах и схемах, таят в себе немало опасностей для тех, кто управляет бизнесом с помощью подобных программ.

Нет смысла объединять вместе разрозненные личные устремления отдельных людей и на их основе пытаться выводить четкие цели для всей организации. При истинном синергетическом объединении разрозненные личные цели трансформируются иным образом.

ТОС предписывает работать с основополагающими целями организации следующим образом: упор делается на самом важном, а остальные пожелания фиксируются в качестве необходимых условий существования организации.

Для того чтобы планировать дальнейшее развитие, необходимо избавиться от существующего ограничения, только так можно добиться лучших результатов в ближайшем будущем. Однако этого недостаточно для выработки эффективной долгосрочной стратегии. Чтобы обеспечить действительно серьезный шаг вперед, нужно заранее предусмотреть, что станет следующим ограничением системы. Возможно, имеет смысл вырабатывать планы уже с учетом подчинения работы компании требованиям будущего ограничивающего фактора.

Полагаю, но доказывать не берусь, что в любом спросе на нечто уникальное всегда заложено универсальное зерно. Имеется в виду, что если существует какое–то неповторимое умение, знание, то на него потенциально существует достаточный спрос — именно на умение/знание в любом проявлении, а не только на конкретный результат применения. На основе такого уникального знания можно создавать различные коммерческие продукты.

По собственному опыту берусь утверждать, что беседа с тремя топ–менеджерами может дать довольно ясное представление о состоянии дел в организации. Конечно же, важно не только то, что они говорят, но и то, о чем умалчивают. Если вы умеете задавать правильные вопросы, то сможете даже составить представление о том, что рядовые сотрудники думают о своем руководстве.

Высокое качество продукции обернулось для нас же серьезной проблемой… Продукция настолько хороша, что отличается очень долгим сроком службы. Жизненный цикл наших устройств коротким не назовешь. Клиенты подолгу пользуются однажды приобретенными приборами и не испытывают надобности в их обновлении. Сложилась такая ситуация, что уровень продаж у нас замер на одной точке, давно уже не растет. Да в общем–то наблюдается даже спад.

Достигнутый успех порождает негативные явления, которые, в свою очередь, пагубно влияют на состояние дел в организации. Получается некая негативная обратная связь, цепочка причин и следствий, которая регулирует степень благосостояния компании.

Культура организации — это набор основных установок и взглядов, принимаемых как данность, разделяемых всеми членами организации и определяющих основные ценности и стиль поведения в организации.

Для выполнения жестких формальных требований правительственных заказчиков достаточно централизованных административных рычагов внутри организации. Маркетинг озвучивает пожелания клиента, инженеры их исполняют. Но на рынках потребительской продукции четких формальных требований нет. Необходимо самостоятельно догадываться, предсказывать, чего хочет потенциальный клиент. Причин, по которым отсутствует спрос на ту или иную продукцию, может быть множество, и систематизировать их нелегко. Поэтому существует необходимость в более тесном сотрудничестве между частями компании. Одного только владения высокими технологиями здесь недостаточно.

На практике мы всегда имеем дело с большим количеством важных параметров, часть из которых вообще нельзя определить или измерить, а часть измеряется, исходя из неверных предположений.